Kennisbank
Wat moet er wettelijk op je factuur staan?
Het volledige adres van je klant is wettelijk verplicht op elke factuur (art. 35a Wet OB). Zonder straat, postcode en plaats is de factuur formeel onvolledig.
Bijna niemand wordt daarop aangesproken door de Belastingdienst. Je wordt erop aangesproken door je klant, en meestal op het slechtst mogelijke moment: als hun boekhouder de btw wil terugvragen en de factuur afkeurt.
Waarom het vooral je klant raakt
Een factuur is voor jou een betaalverzoek, maar voor je zakelijke klant is het een bewijsstuk. Op basis daarvan vraagt hij de btw terug. Ontbreekt er een verplicht gegeven, dan loopt die teruggave risico, en dan komt de factuur bij jou terug met het verzoek hem opnieuw te sturen.
Dat is het praktische gevolg, en het is vervelender dan het klinkt: je betaling schuift op terwijl jij niets fout hebt gedaan behalve een postcode weglaten.
Wat erop hoort
Art. 35a Wet OB somt op wat een factuur moet bevatten. In grote lijnen: wie de factuur stuurt en aan wie, met beide volledige adressen, een uniek en opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, wat je hebt geleverd, wanneer je het hebt geleverd, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief, het btw-bedrag, je eigen btw-identificatienummer en, als je in het Handelsregister staat, je KvK-nummer.
Soloyn bewaakt in elk geval de drie velden die het vaakst ontbreken: het adres, het btw-nummer en het klanttype. Is het bedrag € 100 inclusief btw of minder, dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Daarop staan alleen de factuurdatum, je naam en adres, wat je hebt geleverd en het btw-bedrag, of de gegevens waarmee het te berekenen is. Bij leveringen binnen de EU en bij verlegde btw mag dat niet.
Het factuurnummer is geen detail
Factuurnummers moeten uniek zijn en op volgorde lopen. Niet omdat het netjes staat, maar omdat een reeks met gaten erin bij een controle de vraag oproept welke factuur er in dat gat zat. Begin een nieuwe reeks per jaar, of loop gewoon door, maar sla nooit een nummer over.
Wat Soloyn hiermee doet
Soloyn vult de verplichte velden uit je contactgegevens en nummert je facturen doorlopend. Ontbreekt er iets bij een contact, dan zegt het formulier dat voordat je verstuurt, niet nadat je klant het afkeurt.