Privacybeleid

Wie zijn wij

SOLOYN is een financieel administratieprogramma voor Nederlandse ZZP'ers. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die je in de app invoert. Contact: privacy@soloyn.nl

SOLOYN B.V. – [KvK-nummer: n.t.b.] – [Vestigingsadres: n.t.b.] – Nederland.

Welke gegevens we verzamelen en waarom

Je accountgegevens

Bij aanmelding verzamelen we je e-mailadres en maken we een profiel aan. Tijdens de installatie kun je je naam, adres, telefoonnummer, bankrekeningnummers (zakelijke en privé-IBAN), KvK-nummer, BTW-nummer, geboortejaar en (indien van toepassing) de einddatum van een eerder dienstverband toevoegen. Deze gegevens worden gebruikt om de app te laten werken, je facturen te genereren en de juiste AOW-leeftijd-aanpassingen toe te passen (heffingskortingen wisselen naar het AOW-tarief vanaf het jaar waarin je de AOW-leeftijd bereikt). Je bepaalt zelf wat je invult – de meeste velden zijn optioneel.

Je financiële gegevens

De facturen, transacties, bonnetjes, onkosten, kilometerregistraties en tijdregistraties die je aanmaakt, worden opgeslagen in je account. Deze gegevens zijn van jou en worden uitsluitend verwerkt om de dienst te kunnen leveren.

Gegevens van je klanten

Wanneer je een klant toevoegt, voer je hun naam, adres en contactgegevens in. Je bent zelf verantwoordelijk voor het hebben van een rechtmatige grondslag om deze informatie op te slaan (bijvoorbeeld een contractuele relatie). Wij verwerken deze gegevens namens jou.

Voor de klant- en leveranciersgegevens die je invoert, treedt SOLOYN op als verwerker in de zin van AVG artikel 28; jij bent de verwerkingsverantwoordelijke. We verwerken deze gegevens uitsluitend op jouw instructie via de app. Een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 is op aanvraag beschikbaar via privacy@soloyn.nl.

Technische gegevens

We slaan standaard technische gegevens op die nodig zijn voor de werking van de dienst: inlogtijdstippen, sessietokens en foutlogboeken. We gebruiken geen cookies voor tracking of advertenties en gebruiken geen externe analytics.

Wachtlijstaanmeldingen

Als je je vóór het aanmaken van een account op de wachtlijst hebt ingeschreven, hebben we je e-mailadres, naam, taal, de bron-URL, de user-agent van je browser en je antwoorden op de korte intake-enquête (huidige tool, grootste uitdagingen, vakgebied, top-prioriteit, huidige boekhoudkosten) opgeslagen. Dit helpt ons prioriteren wat we bouwen. Deze gegevens staan in een aparte tabel (waitlist_signups) en staan los van een later aangemaakt account.

Grondslag van de verwerking

We verwerken je persoonsgegevens op de volgende grondslagen uit AVG artikel 6:

• Account- en financiële gegevens – art. 6 lid 1 sub b: noodzakelijk voor de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst met jou.
• Technische logs, sessietokens, foutlogs, misbruik- en beveiligingssignalen – art. 6 lid 1 sub f: gerechtvaardigd belang bij het exploiteren en beveiligen van de dienst.
• Bewaren van facturatiegegevens (wat jij aan SOLOYN hebt betaald) – art. 6 lid 1 sub c: wettelijke verplichting op grond van de Nederlandse fiscale bewaarplicht (7 jaar).
• Wachtlijstaanmelding (e-mail en enquête-antwoorden, vóór accountaanmaak) – art. 6 lid 1 sub a: jouw toestemming, op elk moment in te trekken via privacy@soloyn.nl.

Met wie we je gegevens delen

We verkopen je gegevens niet. We gebruiken ze niet voor advertenties. We delen ze alleen met de volgende dienstverleners ("sub-verwerkers") die ons helpen SOLOYN te exploiteren:

* Afbeeldingen van bonnetjes en factuurinhoud worden ter verwerking naar de Lovable AI Gateway gestuurd. De gateway kan gebruikmaken van AI-modelleveranciers (zoals Google of OpenAI). Deze overdrachten zijn gedekt door Standaard Contractuele Clausules.

Google Fonts: onze app laadt het lettertype Inter vanaf onze eigen servers, niet vanaf de CDN van Google. Er worden geen gegevens naar Google gestuurd voor het laden van lettertypen.

Hoe lang we je gegevens bewaren

We bewaren je gegevens zolang je account actief is. Als je je account verwijdert, worden al je persoonlijke en zakelijke gegevens – inclusief facturen, transacties, bonnetjes, kilometerregistraties, urenregistraties, activa en je opgeslagen contacten (klant- en leveranciergegevens) – binnen 24 uur uit de live-database gewist, en uit versleutelde back-ups binnen het point-in-time-recovery-venster van het platform ([N] dagen).

Eén uitzondering bewaren we: de facturatiegegevens van wat jij aan SOLOYN hebt betaald. De Nederlandse fiscale bewaarplicht (7 jaar) verplicht ons om onze eigen omzetadministratie te bewaren, en AVG artikel 17 lid 3 sub b staat dit toe als uitzondering op het recht op wissing. De gezaghebbende kopie van die gegevens ligt bij onze betalingsverwerker Stripe; de lokale abonnementsregel in onze database wordt met de rest van je gegevens verwijderd.

Exporteer je gegevens vóórdat je je account verwijdert. Als ZZP'er heb je zelf een 7-jarige bewaarplicht voor je administratie, en we kunnen bestanden na verwijdering niet meer herstellen.

We bewaren je e-mailadres alleen op een suppressielijst (zodat we je niet per ongeluk opnieuw e-mailen nadat je je hebt uitgeschreven) en in afmeld-tokenrecords. De verzendgeschiedenis van e-mails (ontvanger + template-metadata) wordt met je account verwijderd.

Operationele logs worden automatisch volgens een vast schema opgeschoond, los van accountverwijdering: technische logs van onze geplande achtergrondtaken worden na 30 dagen verwijderd, en e-mailverzendgegevens (ontvangeradres, templatenaam, verzendstatus) na 90 dagen. We bewaren deze uitsluitend om bezorgproblemen te onderzoeken en te controleren of automatische taken correct zijn uitgevoerd.

Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je het recht op:

• Inzage in je gegevens, gebruik de knop "Mijn gegevens exporteren" in Instellingen
• Rectificatie van je gegevens, bewerk ze direct in de app
• Verwijdering van je gegevens, gebruik "Account verwijderen" in Instellingen → Account
• Overdraagbaarheid, download je gegevens als JSON of CSV via Instellingen
• Beperking van de verwerking (art. 18), vraag ons de verwerking te pauzeren terwijl een rectificatie of bezwaar in behandeling is, mail privacy@soloyn.nl
• Bezwaar maken tegen verwerking, neem contact op via privacy@soloyn.nl

Als je een klacht hebt, kun je contact opnemen met de Nederlandse toezichthouder: Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Accountanttoegang

Je kunt een accountant uitnodigen om je boekhouding in te zien. De toegang is alleen-lezen, met één uitzondering: je accountant mag de KOR-vermindering per BTW-kwartaal invoeren of aanpassen. Voordat toegang wordt verleend, moet je accountant zowel een gegevenstoegangsovereenkomst als een aparte AVG-bevestiging accepteren; beide bevestigingen worden op databaseniveau afgedwongen, dus een uitgenodigde accountant die beide stappen niet heeft voltooid ziet niets.

De scope die je accountant kan inzien omvat je bedrijfsprofiel, facturen en offertes, transacties en uitgaven, bonnen en bijlagen, opgeslagen contacten (naam, adres, e-mail, telefoon, IBAN, BTW-/KvK-nummer van klanten en leveranciers), BTW-overzicht per kwartaal, inkomstenbelasting-schatting, rittenregistratie, activaregister, geregistreerde uren en het jaaroverzicht. Instellingen kan de accountant niet inzien of wijzigen. Je kunt de toegang op elk moment intrekken via Instellingen → Accountanttoegang; intrekking is direct van kracht.

Geautomatiseerde besluitvorming

De belasting- en cashflow-calculators van SOLOYN zijn deterministische implementaties van gepubliceerd Nederlands belastingrecht (box 1-schijven, zelfstandigenaftrek, MKB-winstvrijstelling, ZVW, enzovoort). Ze zijn uitsluitend adviserend. Er is geen profilering en geen geautomatiseerde besluitvorming in de zin van AVG artikel 22.

Beveiliging

Alle gegevens zijn versleuteld tijdens overdracht (TLS) en in opslag (AES-256) volgens de standaardconfiguratie van het Supabase-platform. Row-level security is ingeschakeld op elke tabel, dus alleen jouw account (en een door jou expliciet uitgenodigde accountant die beide bevestigingsstappen heeft voltooid) kan je gegevens lezen. Je authenticatiesessie wordt lokaal op je apparaat opgeslagen.

Contact

Vragen over dit beleid: privacy@soloyn.nl