Kennisbank
Moet je elk bonnetje bewaren?
De Belastingdienst vraagt bij een controle om de bon. Zonder bon kan de BTW-teruggave sneuvelen.
Het korte antwoord is ja. Het iets langere antwoord is dat een foto voldoet, dat je ze niet op papier hoeft te bewaren, en dat het verschil tussen een kassabon en een echte factuur bepaalt hoeveel je terugkrijgt.
Een foto is genoeg
Je mag je administratie digitaal bewaren. Een leesbare foto of scan van de bon telt, mits je hem kunt terugvinden en hij niet meer verandert. De papieren bon mag daarna weg. Dat is maar goed ook, want thermisch bonnenpapier is na een jaar in een la vaak niet meer te lezen.
De wettelijke bewaartermijn voor je administratie is zeven jaar (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). Voor gegevens over onroerende zaken is het tien jaar. De plicht ligt bij jou, ook als je software je gegevens bewaart.
Kassabon of factuur
Voor de btw is niet elke bon gelijk. Een gewone kassabon vermeldt vaak geen btw-nummer en niet jouw naam. Voor kleine bedragen is dat meestal geen probleem, maar boven een bepaalde grens heb je een echte factuur nodig, met jouw gegevens erop, om de btw te kunnen terugvragen.
Is het bedrag op de bon € 100 inclusief btw of minder, dan mag je leverancier volstaan met een vereenvoudigde factuur. Zo'n bon is genoeg als de datum, de naam en het adres van de leverancier, wat is geleverd en het btw-bedrag erop staan. Daarboven heb je een volledige factuur op naam nodig. Vraag bij een grotere zakelijke aankoop dus om een factuur op naam, niet om de bon.
Wat er misgaat zonder bon
Zonder bewijsstuk kan de inspecteur de btw-teruggave op die kosten schrappen. De kosten zelf mogen soms nog wel aftrekbaar zijn van je winst, maar dat is een aparte vraag en een zwakkere positie. Het gaat dus niet om één bonnetje, het gaat om de vraag of je administratie als geheel controleerbaar is.
Wat Soloyn hiermee doet
In Soloyn fotografeer je de bon op het moment dat je hem krijgt en hangt hij meteen aan de uitgave. Dat is de enige versie van dit advies die in de praktijk werkt: later uitzoeken gebeurt niet.